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项目管理软件可以为科学家做什么

Jul 06, 2020 No Comments

项目管理软件可以为科学家做什么

 

帮助研究人员看清全局的四种工具,特别是在小组合作中尤为适用。

2019年1月,美国宇航局(NASA)宣布,其过境行星观测卫星(Transiting Exoplanet Survey Satellite)发现了一颗直径约为地球三倍的行星。这颗行星围绕着16 秒差距(约53光年;秒差距,天体距离单位,1 秒差距=3.26光年)外的一颗矮星运行,这颗行星是利用复杂的设备发现的,包括卫星本身和智利拉斯坎帕纳斯天文台(Las Campanas Observatory)的麦哲伦二号望远镜(Magellan II telescope)。天文学家约Johanna Teske表示,此行星的发现也依赖于一个更平凡的工具,项目管理软件Trello。

据在加州帕萨迪纳的卡内基天文台工作的Teske解释,监察该望远镜的五所大学联盟使用Trello来跟踪和管理不同团队想要观测的天文目标列,Trello组织信息的方式似乎非常符合他们想要捕捉的信息类型,而且效果很好。

研究者中流行的项目管理软件包括Trello和Jira,两者均来自于澳大利亚悉尼的Atlassian公司,以及加州旧金山的Asana和GitHub项目版块。这些工具不仅仅能呈现简单的待办事项清单,还可以帮助团队看到项目的全局、允许用户创建和完成任务、在最后期限前完成工作、获取细节丰富的笔记并为通用协议提供模板。这些工具的标签功能可以让管理者将任务分配给团队成员。这些软件如果使用得当,可以提高团队的效率,最大限度地减少诸如遗忘任务和重复工作等带来的挫折感。

据Tracy Teal总结,简而言之,项目管理工具和使用这些工具的管理人员将细节与高水平目标相连接。她作为北卡罗来纳州达勒姆市一个非营利性开放数据存储库Dryad的执行主任,也使用了几个这样的工具。

 

管理经验

在马萨诸塞州剑桥市的哈佛大学(Harvard)和麻省理工学院(MIT)的布罗德研究所(Broad Institute),计算生物学家Beth Cimini在细胞生物学家Anne Carpenter带领的一个大型团队中管理着一个小型咨询小组,该小组专注于自动图像分析研究。Cimini提到,Carpenter的小组使用项目管理工具来处理从跟踪团队的整体方向到实验设计等各方面,后者得益于一个Trello模板,它可以自动预置标准操作程序的笔记,这样实验室成员就不会忘记关键步骤。Cimini解释,这无疑减少了他们花在复制别人已经做过的事情上的时间。她自己的团队使用Trello和GitHub项目版块来兼顾客户的需求。如果没有这些工具,其团队的每个人一年很难有十个不同的项目。

项目管理工具往往有一个共同的视觉风格,称为看板(Kanban board)。它被分成若干列,称为列表,上面钉有多个卡片,代表不同的项目、步骤或主题。用户可以创建多个列表(例如:“待办”、“进行中”和“完成”)、创建独立的待办事项(可以在应用程序中创建,也可以通过发送电子邮件到专门的账号)、标记团队成员并分配任务、并在状态变化时将卡片从一个版块拖到另一个版块。许多工具还可以显示时间轴或日历视图,并提供在移动设备上使用的应用程序。

许多工具之间也有区别,大多数工具都提供免费和付费的层级,对付费账户有不同的激励。西雅图华盛顿大学(University of Washington)的天文学家José Sánchez-Gallego建议,值得探索一下不同的工具,并找到适合自己的,就其个人而言,他更喜欢只做一件事但做得好的工具,而不是能做很多但却使事情变得更麻烦的工具。

实际上,Sánchez-Gallego在日常工作中使用了多种项目管理工具。包括用于管理新墨西哥州斯隆数字天空调查望远镜(Sloan Digital Sky Survey telescope)的GitHub版块的ZenHub软件;用于总体项目管理、硬件问题和用户的投入的Jira软件以及用于创建时间表和跟踪时间的OmniPlan软件。他钟爱简单和有良好整体设计的、可以离线工作,而不是只有在连接到互联网时才能工作的网络应用程序,并且更喜欢那些不需要分享太多个人信息的工具。

对于任何项目管理工具而言,最困难的部分是建立一个使用它的例行程序,当它是协作性的时候,更容易执行。Cimini提到,协作式Trello版块有时比其个人的板更能保持更新。

Teal建议,任命一名经理在团队层面上运行该工具。她指出,Dryad是其合作伙伴的数据管理网络(Data Curation Network)的项目经理,负责团队的Jira待办事项,并在未完成任务时向人们发送消息。Teal指出,工具与团队之间的社会联系是一个始终如一地建立联系的人。

无论使用哪种项目管理工具,都要让你的团队轻松地融入其中而不是使他们不堪重负。Rafael Carazo Salas表明,他在因新冠病毒导致的停工后开始使用Trello软件,以帮助其在英国布里斯托尔大学(University of Bristol)的干细胞分化实验室中实现沟通和任务分配。他补充说明,不必将自己限制在任务上。Salas已经开始使用Trello与他的团队共享文献,在与他们所研究内容尤其相关的文章上标记成员。他表明,文献让Trello保持有趣,标签提醒人们,直到查看工具软件成为一种习惯。Salas表明,让工具去提醒人们,而不是使工具成为一个静态的版块,人们需要主动去查看。

 

项目工具箱

Teske表明,对于麦哲伦二号望远镜的合作,是Trello的嵌套结构使得团队可以管理用户的需求。五个机构各有一个版块,只有该机构可见,而行政团队也有一个单独的版块,版块上写满了每个观测时间段的天文观测靶点。当科学家需要时间来观测望远镜时,他们会在自己机构的版块上创建一张卡片,然后行政团队将其移动到观测版块上。卡片可以包含笔记、PDF和数据文件,以及任何其它有用的信息。归档板可以作为一切已完成工作的记录。Teske认为人们觉得Trello很直观。

小团队也可以从这种工具中受益。对于Cimini的五人团队来说,Trello与Tick(Trello的时间跟踪和计费软件)的整合被证明非常有用处,可以自动跟踪他们在单独计费的项目上所花费的时间,或者分配特定任务所花费的时间。(Asana也与Tick进行了整合)。

被称为模板的预制板也很有用处,因为它们为共同任务提供了一个起点。在Cimini的小组中,每次团队成员启动一个标准实验时,他们都会使用一个模板,这样他们就可以确保完成步骤中的每一步。Cimini还为旅行创建了一个模板,其中包括预订航班和酒店、准备演讲等常见任务。她认为这个功能特别有用,因为旅行卡会留在其Trello板上,直到她记起要报销以上各项。

Teal等人之前在加州奥克兰的The Carpentries(一个教授编码和数据研讨会的组织)任职时,他们使用Asana模板来确保记得为每个项目添加必要的组件,如上下文、重复性任务和重要事件。而且他们有一个标准的模板来确保他们以正确的顺序完成所有的任务,以便能够启动他们的研讨会。

项目管理工具通常支持插件来增强其功能。例如,Trello、Jira和Asana都可以与代码共享网站GitHub进行整合。但对于已经在网站上花费大量时间的开发人员和科学家来说,GitHub项目版块就特别有吸引力,Teal和Cimini表示,他们的团队都使用这个工具。

GitHub是一个为开发软件的人提供的协作平台。项目版块将GitHub的社交元素:问题跟踪器、评论和称为拉动请求的代码更新组织成一个类似看板的版块。就是这种快速的图形化方式,使在总部在科罗拉多州的布雷肯里奇的GitHub机器学习工程师Clair Sullivan了解到其有多落后。每当程序员标记出一个问题(如报告或对软件新功能的请求漏洞),软件就会自动将其放入版块的待办事项栏中。当团队处理完这些请求并进行最终的代码修复时,GitHub内置的Actions工具会自动将问题标记为完成。

Sánchez-Gallego在与维护Marvin(一个开源数据可视化工具)的团队合作时,在使用GitHub上花了很多时间。在管理斯隆数字天空调查服务台(Sloan Digital Sky Survey helpdesk)的工作中,他更倾向于使用Jira,他的团队发现Jira对于没有开发软件经验的人来说更容易上手。他的团队所支持的两个天文台的观测员和技术人员在出现问题时使用Jira记录标签。Sánchez-Galleg觉得最有用的是Jira创建个人过滤器的能力,这让他只能看到与自己最相关的标签。

Teal建议,无论你选择哪种管理工具,都要让你的团队尽早参与到决策过程中来。想想他们的需求以及他们把时间用在哪里。例如,是花费在在GitHub上还是在他们的电子邮件收件箱中。否则,你的项目管理工具就有可能变成另一个收件箱,只是另一件很难记住要查看的事情而已。

 

 

原文检索:
Anna Nowogrodzki. (2020) What project-management software can do for scientists, Nature, 583: 157-158.
郭庭玥/编译

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